Whistleblowing

Whistleblower Policy:

The whistleblower system is intended to give employees and business partners the opportunity to report possible misconduct through internal reporting channels.

Compliance reporting channel:

Read in this document that the following reporting channels are observed for all compliance measures.

Whistleblowing (english version):

Aqseptence Group Carpi srl is committed to promoting an ethical and transparent work environment, in compliance with Italian whistleblowing regulations. Whistleblowing is a fundamental tool that allows employees and collaborators to confidentially report any illicit behaviors, irregularities, or violations of laws and company regulations.

Through this page, we want to inform you about the importance of whistleblowing, the procedures for making a report, and the protections guaranteed to those who decide to come forward. We firmly believe that everyone's collaboration is essential to maintain high ethical standards and to prevent situations that could harm the company and its stakeholders.

We invite you to carefully read the information provided and to actively contribute to the creation of a safe and respectful work environment.

Reports can be made by those who have dealings with the Company. The Company reserves the right to take action against anyone who, in bad faith, makes untruthful reports. Reports may concern, as per Legislative Decree 24/2023, violations of national or European Union regulatory provisions that harm the public interest or the integrity of the public administration or private entities, which have come to their knowledge in a public or private work context.

Excluded from reporting are: i) disputes related to the personal interest of the whistleblower, pertaining to individual employment relationships; ii) matters of national defense and security or violations already regulated in certain special sectors. AQSEPTENCE GROUP reserves the right to take action against anyone who, in bad faith, makes untruthful reports.

Reports can:

1. Be transmitted in writing by sending a registered letter with return receipt to the following address of the Supervisory Body (Attn: Dr. Filippo Pennati Salvadori - Via V. Veneto 5/b – 40043 Marzabotto - BO). The registered letter must include, in a sealed envelope, a copy of the whistleblower's identification document.
2. Be communicated orally by calling the Supervisory Body at 3405565833, with the option to request an appointment for a meeting.

In the event that, according to the whistleblower, the report through the internal channel (options 1 and 2) does not lead to any result, as per the provisions of Legislative Decree 24/2023, the external channel is activated. The company has chosen to use the link to the ANAC website https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/, where it is possible to make a report.

The reports are then managed by the members of the Supervisory Body and/or the Group Compliance Officer from initiation to closure.

Subject to legal obligations, the identity of the whistleblower cannot be disclosed without their express consent, in reference to Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – GDPR).

The manager (Supervisory Body) proceeds to:

1. Acknowledge receipt to the whistleblower within seven days from receiving the report.
2. Evaluate the admissibility and conduct appropriate investigations to assess the validity of the reported facts, possibly requesting additional information from the whistleblower (the Supervisory Body may utilize an internal team composed of relevant managers to conduct proper investigations and define any corrective actions at the company level);

iii) Provide feedback to the whistleblower within three months from the acknowledgment of receipt.

In the event that, according to the whistleblower, the report through the internal channel does not lead to any result, as per the provisions of Legislative Decree 24/2023, the external channel can be activated (the link to the ANAC – National Anti-Corruption Authority website) https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/, where it is possible to make a report.

Whistleblowing (italian version):

Aqseptence Group Carpi srl è impegnata a promuovere un ambiente di lavoro etico e trasparente, in conformità con la normativa italiana sul whistleblowing. Il whistleblowing è uno strumento fondamentale che permette ai dipendenti e ai collaboratori di segnalare in modo confidenziale eventuali comportamenti illeciti, irregolarità o violazioni delle leggi e dei regolamenti aziendali.

Attraverso questa pagina, vogliamo informarvi sull'importanza del whistleblowing, sulle procedure per effettuare una segnalazione e sulle tutele garantite a chi decide di farsi avanti. Crediamo fermamente che la collaborazione di tutti sia essenziale per mantenere alti standard etici e per prevenire situazioni che possano danneggiare l'azienda e i suoi stakeholder.

Vi invitiamo a leggere attentamente le informazioni fornite e a contribuire attivamente alla creazione di un ambiente di lavoro sicuro e rispettoso.

Le segnalazioni possono essere fatte da coloro che intrattengono rapporti con la Società. La Società si riserva ogni azione contro chiunque effettui in mala fede segnalazioni non veritiere. Le segnalazioni possono avere per oggetto, come da Dlgs 24/2023, violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

Sono escluse le contestazioni: i) legate a un interesse personale del segnalante, che attengono ai rapporti individuali di lavoro; ii) in materia di difesa e sicurezza nazionale o relative a violazioni già disciplinate in alcuni settori speciali. La AQSEPTENCE GROUP si riserva ogni azione contro chiunque effettui in mala fede segnalazioni non veritiere.

Le segnalazioni possono:

1. essere trasmesse in forma scritta mediante inoltro di raccomandata A/R al seguente indirizzo dell’OdV (c.a. Dott. Filippo Pennati Salvadori - Via V. Veneto 5/b – 40043 Marzabotto - BO). La raccomandata deve contenere, in busta chiusa, anche copia del documento di riconoscimento del segnalante.
2. Le segnalazioni possono essere comunicate anche oralmente al seguente numero dell’OdV 3405565833, con eventuale richiesta di appuntamento per incontro.

Nel caso in cui, a detta del segnalatore, la segnalazione attraverso il canale interno (1 e 2), non porti a nessun risultato, secondo le indicazioni del D. Lgs 24/2023 viene attivato il canale esterno. La scelta dell’azienda è quella di usare il link del sito dell’ANAC https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ dove è possibile effettuare eventuale segnalazione.

Le segnalazioni sono poi gestite da parte dei componenti dell’OdV e/o dal Group Compliance Officer a partire dall’apertura sino alla chiusura.

Fatti salvi gli obblighi di legge, l’identità del segnalante non può essere rivelata, senza il consenso espresso dello stesso con riferimento al Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR).

Il gestore (OdV) procede a:

1. avviso di ricevimento al segnalatore entro sette giorni dalla ricezione;
2. valutazione su procedibilità / ammissibilità ed adeguata istruttoria per valutare la fondatezza dei fatti segnalati, anche richiedendo elementi integrativi al segnalante (l’OdV si può avvalere dell’attività di un Team interno costituito dai Responsabili interessati per condurre le opportune indagini e definire le eventuali azioni correttive a livello aziendale); iii) riscontro al segnalante entro tre mesi dall’avviso di ricevimento.

Nel caso in cui, a detta del segnalatore, la segnalazione attraverso il canale interno non porti a nessun risultato, secondo le indicazioni del D. Lgs 24/2023, può essere attivato il canale esterno (il link del sito dell’ANAC – Agenzia Nazionale Anticorruzione) https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ dove è possibile effettuare la segnalazione.

D. lgs 231 (english version):

Aqseptence Group Carpi srl recognizes the fundamental importance of ensuring conditions of fairness, transparency, and ethics in conducting its business activities. Legislative Decree 231/2001 introduces into the Italian legal system the administrative liability of companies for certain offenses committed, in the interest or to the advantage of the company, by individuals acting on its behalf or for its benefit.

To prevent the risk of committing such offenses and to strengthen our governance system, we have adopted an Organizational, Management, and Control Model in accordance with the provisions of the decree. This model is integrated with our Code of Ethics, which expresses the principles and values that inspire our daily operations.

Through this page, we intend to illustrate the core principles of our Model 231, the preventive measures adopted, and our company's constant commitment to promoting a corporate culture oriented toward legality and compliance with current regulations.

We are firmly convinced that the adoption and effective implementation of Model 231 are essential elements to safeguard the integrity of our company, our collaborators, and all stakeholders with whom we interact. We invite you to review the information presented here and to actively collaborate in maintaining a work environment that complies with the highest ethical and professional standards.

D. lgs 231 (italian version):

Aqseptence Group Carpi srl riconosce l'importanza fondamentale di garantire condizioni di correttezza, trasparenza ed etica nella conduzione delle proprie attività aziendali.

Il D.Lgs. 231/2001 introduce nell'ordinamento giuridico italiano la responsabilità amministrativa delle società per alcuni reati commessi, nell'interesse o a vantaggio dell'azienda, da persone che operano in suo nome o per suo conto.

Per prevenire il rischio di commissione di tali reati e rafforzare il proprio sistema di governance, abbiamo adottato un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo conforme alle disposizioni del decreto. Questo modello è integrato dal nostro Codice Etico, che esprime i principi e i valori ai quali ispiriamo quotidianamente il nostro operato.

Attraverso questa pagina, intendiamo illustrarvi i principi cardine del nostro Modello 231, le misure preventive adottate e l'impegno costante della nostra azienda nel promuovere una cultura aziendale orientata alla legalità e al rispetto delle normative vigenti.

Siamo fermamente convinti che l'adozione e l'efficace attuazione del Modello 231 siano elementi essenziali per tutelare l'integrità della nostra azienda, dei nostri collaboratori e di tutti gli stakeholder con cui interagiamo. Vi invitiamo a prendere visione delle informazioni qui presenti e a collaborare attivamente per mantenere un ambiente di lavoro conforme ai più elevati standard etici e professionali.